enovo.

Immobilien­wirtschaft · Makler

Was passiert mit einer Eigentümer­anfrage zwischen Eingang und Mandat?

Uns interessiert, wie neue Eigentümer­anfragen bei Ihnen ankommen, im CRM landen, nachverfolgt und intern bearbeitet werden – gemeint sind Verkäufer, nicht Kauf­interessenten.

Erstgespräch buchen (öffnet in neuem Tab)

30 Minuten, kostenfrei

01Kette

In zwölf Schritten von der Anfrage zum Mandat.

So sieht der Weg typischerweise aus: Er beginnt mit einer Eigentümeranfrage – über das Website-Formular, eine Online-Bewertung, ein Portal oder eine Empfehlung – und endet mit der Auswertung. In Ihrem Büro kann er anders aussehen; genau das schauen wir uns gemeinsam an.

Beispieldarstellung

Eigentümer­anfragen bis zum Mandat

  • Übergabe mit Bruchstelle
  • Übergabe ohne Bruch
  • Bruchstelle
  • Vorgang

Beispieldarstellung „Eigentümeranfragen bis zum Mandat“ mit 12 Schritten: Anfragequelle, Eingang, Erfassung, CRM, Zuständigkeit, Erstkontakt, Qualifizierung, Wiedervorlage, Eigentümertermin, Bewertung, Mandatsentscheidung, Auswertung. 6 Bruchstellen sind markiert; die Liste zur Darstellung nennt je Bruchstelle die Diagnosefrage und den Ansatz mit klarem Prozess.

  1. AnfragequelleSpur: Anfrage­quellen
  2. EingangSpur: TeamBruchstelle 1: Medienbruch

    Kommen Anfragen über Website, Online-Bewertung, Portal und Empfehlung, kann jede auf einem eigenen Weg ankommen – und nicht jede landet dann sauber im CRM.

    Diagnosefrage
    Über welche Wege kommen Eigentümeranfragen bei Ihnen an?
    Ansatz
    Anfragequellen anbinden
  3. ErfassungSpur: Team
  4. CRMSpur: SystemeBruchstelle 2: Transparenz

    Steht ein Kontakt im CRM, heißt das noch nicht, dass ihn jemand bearbeitet hat.

    Diagnosefrage
    Sehen Sie auf einen Blick, welche Anfragen noch unbearbeitet sind?
    Ansatz
    CRM richtig einrichten
  5. ZuständigkeitSpur: TeamBruchstelle 3

    Ohne festgelegte Zuständigkeit kann eine Anfrage bei allen liegen – und damit bei niemandem.

    Diagnosefrage
    Wer ist für eine neue Anfrage zuständig?
    Ansatz
    Zuständigkeiten sichtbar machen
  6. ErstkontaktSpur: TeamBruchstelle 4: Wartezeit

    Zwischen Eingang und Erstkontakt kann Zeit vergehen – bei Online-Bewertungen und Portalanfragen ist das besonders kritisch. Sichtbar wird es erst, wenn beide Zeitpunkte erfasst sind.

    Diagnosefrage
    Wie schnell meldet sich jemand beim Eigentümer?
    Ansatz
    Erinnerungen bei Verzug
  7. QualifizierungSpur: Team
  8. WiedervorlageSpur: TeamBruchstelle 5: Wartezeit

    Ist der Eigentümer beim ersten Versuch nicht erreichbar, kann der zweite Versuch an einer Wiedervorlage hängen – oder daran, dass sich jemand erinnert.

    Diagnosefrage
    Was passiert, wenn der Eigentümer beim ersten Anruf nicht erreichbar ist?
    Ansatz
    Wiedervorlagen vereinheitlichen
  9. Eigentümer­terminSpur: Team
  10. BewertungSpur: Team
  11. Mandats­entscheidungSpur: Team
  12. AuswertungSpur: Geschäfts­führungBruchstelle 6: Transparenz

    Sind Quelle, Termin und Mandat nicht durchgehend verbunden, lässt sich nicht sagen, welcher Eingang zu Mandaten führt.

    Diagnosefrage
    Können Sie nachvollziehen, aus welcher Quelle Termine und Mandate kommen?
    Ansatz
    Nachverfolgung auswerten

Beispiel­darstellung: der Weg einer Eigentümer­anfrage vom Eingang bis zur Auswertung, heute und mit klarem Ablauf – mit sechs Fragen an den Stellen, an denen sie liegen bleiben kann.
Kette als Tabelle
Schritte der Kette mit Rollen, Systemen und Diagnosefragen
SchrittRollenSystemeDiagnosefrage
AnfragequelleEigentümerWebsite-Formular, Online-Bewertung, Portal (Eigentümer-Leads)
EingangTeamFormular, Portal, CRMÜber welche Wege kommen Eigentümeranfragen bei Ihnen an?
ErfassungTeamCRM
CRMCRMSehen Sie auf einen Blick, welche Anfragen noch unbearbeitet sind?
ZuständigkeitGeschäftsführung, TeamCRMWer ist für eine neue Anfrage zuständig?
Erstkontaktzuständige PersonCRMWie schnell meldet sich jemand beim Eigentümer?
Qualifizierungzuständige PersonCRM
Wiedervorlagezuständige PersonCRMWas passiert, wenn der Eigentümer beim ersten Anruf nicht erreichbar ist?
Eigentümerterminzuständige Person, EigentümerCRM
Bewertungzuständige Person, Eigentümer
MandatsentscheidungEigentümerCRM
AuswertungGeschäftsführungCRM, ÜbersichtKönnen Sie nachvollziehen, aus welcher Quelle Termine und Mandate kommen?

02Selbstcheck

Prüfen Sie selbst: sechs Fragen zu Ihren Eigentümer­anfragen.

Diese Fragen stellen wir im Erstgespräch. Sie funktionieren auch ohne uns: Nehmen Sie eine Eigentümeranfrage aus der letzten Woche und verfolgen Sie ihren Weg durch Ihr Büro und Ihr CRM. Wo die Antwort schwerfällt oder je nach Person anders ausfällt, haben Sie eine Stelle gefunden, die sich anzuschauen lohnt.

  1. Eingang

    Über welche Wege kommen Eigentümeranfragen bei Ihnen an?

  2. CRM

    Sehen Sie auf einen Blick, welche Anfragen noch unbearbeitet sind?

  3. Zuständigkeit

    Wer ist für eine neue Anfrage zuständig?

  4. Erstkontakt

    Wie schnell meldet sich jemand beim Eigentümer?

  5. Wiedervorlage

    Was passiert, wenn der Eigentümer beim ersten Anruf nicht erreichbar ist?

  6. Auswertung

    Können Sie nachvollziehen, aus welcher Quelle Termine und Mandate kommen?

03Eigentümeranfragen

Eigentümeranfragen brauchen einen verlässlichen Weg vom Eingang bis zum Mandat.

Situation

Ein Beispiel: Eine Eigentümeranfrage kommt am Freitag um 18:40 über ein Portal. Ob sie am Montag jemandem zugeordnet ist, ob jemand angerufen hat und ob im CRM eine Wiedervorlage steht, hängt davon ab, wie Eingang, Zuständigkeit und Nachverfolgung zusammenspielen.

Wir prüfen

Wir gehen den Weg einer echten Anfrage mit Ihnen durch und schauen, an welcher der Stellen oben es hakt.

Mögliche Lösung

Je nach Ergebnis: Anfragequellen anbinden, das CRM richtig einrichten, Eigentümer priorisieren, Wiedervorlagen vereinheitlichen, Zuständigkeiten sichtbar machen und erinnern, wenn eine Anfrage zu lange liegt. Neu gebaut wird nur, was Ihr System nicht zuverlässig kann.

Leistungsklassen

04Bestandskontakte

Frühere Kontakte lassen sich gezielt wieder aufnehmen.

Situation

Gemeint sind Eigentümer, mit denen es schon einmal Kontakt gab – etwa nach einer Bewertung, aus der damals kein Auftrag wurde.

Wir prüfen

Wir prüfen, wie diese Kontakte im CRM gepflegt sind. Ob Sie sie erneut ansprechen dürfen, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Voraussetzungen

  • nur auf rechtlich zulässiger Kontaktgrundlage
  • keine Massenmail-Automation

Mögliche Lösung

Wir richten die Punkte oben als feste Regeln in Ihrem CRM ein, damit nichts vom Gedächtnis Einzelner abhängt.

Leistungsklasse

Außerdem: Abläufe rund um Objekt, Unterlagen und Eigentümer

  • Objektaufnahme
  • Fotos und Unterlagen
  • Exposé-Vorbereitung
  • Aufgaben im Team
  • Berichte an Eigentümer

05Ansätze

Sieben Hebel – vom richtigen Einrichten bis zur Auswertung.

Welcher Hebel passt, entscheidet das Ergebnis der Analyse, nicht eine Vorliebe für eine Technik. Zu jedem steht die Leistung, in die er nach unserer Einschätzung fällt; verbindlich ist das Angebot nach geklärtem Umfang.

Prinzip

nur bauen, was vorhandene Systeme nicht zuverlässig abdecken.

  1. CRM richtig einrichten

    Wir richten die vorhandenen Funktionen Ihres CRM so ein, dass Ihr Team sie im Alltag tatsächlich nutzt.

    Leistungsklassen

  2. Anfragequellen anbinden

    Website-Formular und Portale übergeben Eigentümeranfragen vollständig an das CRM – mit Prüfung der Eingaben, Benachrichtigung und einer Meldung, wenn etwas schiefgeht. Ob eine Quelle das technisch und vertraglich erlaubt, prüfen wir vorher.

    Leistungsklassen

  3. Eigentümer priorisieren

    Sie legen fest, welche Eigentümer Vorrang haben. Das CRM zeigt es an, statt dass es jemand im Kopf behalten muss.

    Leistungsklasse

  4. Wiedervorlagen vereinheitlichen

    Eine gemeinsame Regel legt fest, wann eine Wiedervorlage entsteht – etwa nach einem Anruf, bei dem niemand abgenommen hat. Nicht mehr jeder nach eigener Gewohnheit.

    Leistungsklasse

  5. Zuständigkeiten sichtbar machen

    Zu jeder offenen Anfrage ist im CRM erkennbar, wer sie gerade betreut. Darauf bauen Erinnerungen auf.

    Leistungsklasse

  6. Erinnerungen bei Verzug

    Bleibt eine Anfrage länger offen als vereinbart, wird die zuständige Person informiert. Die Frist bestimmen Sie.

    Leistungsklasse

  7. Nachverfolgung auswerten

    Eine Auswertung zeigt, welche Anfragen bearbeitet, offen oder überfällig sind – und aus welcher Quelle Termine und Mandate kommen.

    Leistungsklassen

06Ihr CRM

Wir ersetzen Ihr CRM nicht, wenn seine Standard­funktionen reichen.

Nur zur Einordnung genannt

  • onOffice
  • Propstack
  • FLOWFACT

Unsere Haltung

  • Makler-CRMs bringen viele Funktionen mit.
  • Richtig einrichten, anbinden und nutzen statt neu erfinden.
  • Ein eigenes System schlagen wir nur vor, wenn vorhandene Software grundsätzlich an Grenzen stößt und sich der Aufwand wirtschaftlich begründen lässt.

07Control Center

Eine verlässliche Übersicht beginnt bei sauberen Daten.

Beispieldarstellung · fiktive Daten

Control CenterMusterimmobilien GmbH (fiktiv)

Zeitraum

Eigentümeranfragen bis Mandat

Balken: Anteil an allen Anfragen im Zeitraum

  1. Anfrage224100 % aller Anfragen

  2. Konversion zu Erstkontakt94 %

    Erstkontakt21094 % aller Anfragen

  3. Konversion zu Termin30 %Engstelle

    Termin6429 % aller Anfragen

  4. Konversion zu Mandat36 %

    Mandat2310 % aller Anfragen

Je Stufe die Zahl der Anfragen, die diese Stufe erreicht haben. Die Balkenlänge zeigt den Anteil an allen Anfragen, die Zeile dazwischen die Konversion von der vorherigen Stufe.

Hinweise

  • Kritisch7 Eigentümeranfragen > 48 h ohne Erstkontakt

  • Prüfen3 Vorgänge nach Termin seit > 7 Tagen ohne Wiedervorlage

  • Prüfen2 offene Anfragen ohne Zuständigkeit

  • PrüfenPortal B: p90 der Reaktionszeit 33,8 h (Schwelle 24 h)

Daten als Tabelle anzeigen
Funnel nach Stufen
StufeAnzahlAnteil an allen AnfragenKonversion zur Vorstufe
Anfrage224100 %–
Erstkontakt21094 %94 %
Termin6429 %30 %
Mandat2310 %36 %

Beispieldarstellung: Unternehmen, Zahlen, Vorgangsnummern und Kürzel sind erfunden. Die Ansicht zeigt, wie Daten aus Website, Portalen und CRM zusammenlaufen können. Sie enthält keine Kundendaten und keine Ergebnisse von ENOVO-Projekten.

Situation

Welche Quelle bringt Termine und Mandate? Wie schnell meldet sich Ihr Team? Wo liegen Anfragen noch offen? Das lässt sich nur beantworten, wenn die Daten dahinter stimmen.

Wir prüfen

Wir prüfen zuerst, ob die Daten verlässlich sind, und legen die Kennzahlen fest, bevor eine Übersicht entsteht.

Mögliche Lösung

Mögliche Bausteine: einheitliche Erfassung, Schnittstellen, klare Kennzahlen, eine Übersicht und Warnhinweise. Sind die Daten unzuverlässig, steht ein Process Audit am Anfang.

Leistungsklassen

08Beispiele

Drei Beispiele, wie ein Auftrag zugeschnitten sein kann.

Die drei Fälle sind erfunden. Sie zeigen, wie wir ein Problem einordnen: welcher Umfang, welche Bausteine, welche Leistung.

  • Beispiel

    Eigentümer­formular und CRM verbinden

    Ausgangslage

    Anfragen aus dem Eigentümerformular kommen nicht vollständig im CRM an

    Lösungsansatz

    eine kleine, getestete Verbindung vom Formular ins CRM, die Eingaben prüft, das Team benachrichtigt und Fehler meldet

  • Beispiel

    Nach­verfolgung, die nicht an einer Person hängt

    Ausgangslage

    Ob ein Eigentümer zurückgerufen wird, hängt davon ab, wer gerade im Büro ist

    Lösungsansatz

    feste Regeln für Zuständigkeit und Wiedervorlage, Erinnerungen bei Verzug und eine Übersicht offener Anfragen

    Leistungsklasse

  • Beispiel

    Übersicht für die Geschäfts­führung

    Ausgangslage

    Die Geschäftsführung kann nicht sicher sagen, wie viele Anfragen zu Terminen und Mandaten werden

    Lösungsansatz

    einheitliche Erfassung, Schnittstellen, klare Kennzahlen und eine Übersicht mit Warnhinweisen

    Leistungsklasse

    Hinweis

    Gegebenenfalls zuerst ein Process Audit

09Grenzen

Was wir hier ausdrücklich nicht tun.

Manches lehnen wir ab, auch wenn es technisch machbar wäre.

  • Keine Massenmails an frühere Kontakte und keine Ansprache ohne rechtlich zulässige Grundlage.

  • Keine Garantie für Mandate oder Umsatz. Ob ein Eigentümer Ihnen den Auftrag gibt, hängt nicht allein an einer Software.

  • Kein Austausch Ihres CRM, wenn seine Standardfunktionen reichen.

  • Keine KI, die ohne menschliche Kontrolle Eigentümer anschreibt oder über Kontakte entscheidet.

  • Kein Zugriff auf Ihre Systeme und Daten ohne vorherige Vereinbarung.

10Fragen

Häufige Fragen von Immobilien­maklern

Muss ich mein CRM ersetzen, wenn die Nach­verfolgung nicht klappt?
Nein, nicht wenn seine Standardfunktionen reichen – und das tun sie oft. Meist geht es darum, das CRM richtig einzurichten, sauber anzubinden und im Alltag tatsächlich zu nutzen. Ein eigenes System schlagen wir nur vor, wenn vorhandene Software grundsätzlich an Grenzen stößt und sich der Aufwand wirtschaftlich begründen lässt. Ob das bei Ihnen so ist, klären wir im Erstgespräch.
Können Anfragen von meiner Website automatisch im CRM landen, etwa in onOffice, Propstack oder FLOWFACT?
Ja, wenn Ihr CRM eine passende Schnittstelle hat und deren Nutzung erlaubt ist. Dazu gehören eine Prüfung der Eingaben, eine Benachrichtigung ans Team, eine Meldung, wenn etwas schiefgeht, und Tests. Ist die Aufgabe klar abgegrenzt, ist das ein Quick Solve; hängen weitere Schritte daran, eine Process Implementation. Was die Schnittstelle kann und darf, prüfen wir vorher.
Wie verfolge ich Eigentümer­anfragen konsequent nach?
Indem jede Anfrage im CRM einen eindeutigen Stand, eine feste Zuständigkeit und eine Wiedervorlage nach gemeinsamer Regel hat – und jemand erinnert wird, wenn sie zu lange liegt. Vieles davon lässt sich in vorhandenen Makler-CRMs einrichten. Wir legen die Regeln mit Ihnen fest, setzen sie um, testen sie und weisen Ihr Team ein.
Wie schnell sollte ich auf Eigentümer­anfragen reagieren, und wie messe ich das?
Eine feste Zielzeit geben wir nicht vor; die legen Sie für Ihr Büro selbst fest. Messbar wird die Reaktionszeit, wenn Eingang und Erstkontakt jeweils mit Uhrzeit im CRM stehen. Dann sehen Sie sie je Quelle und im Team, zum Beispiel in einem Control Center. Besonders wichtig ist sie bei Online-Bewertungen und Eigentümeranfragen über Portale.
Wie sehe ich, welche Quelle mir Termine und Mandate bringt?
Wenn Quelle, Termin und Mandat bei jeder Anfrage einheitlich erfasst sind und vorher klar ist, was gezählt wird. Dann verbinden wir die Systeme und bauen eine Übersicht mit Reaktionszeiten, offenen Anfragen und Warnhinweisen. Sind die Daten dafür noch nicht verlässlich, beginnt es mit einem Process Audit.
Darf ich frühere Eigentümer oder Bestands­kontakte wieder ansprechen?
Das ist eine rechtliche Frage, die wir nicht beantworten können – klären Sie sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung. Für uns gilt: Wir richten die erneute Ansprache nur auf rechtlich zulässiger Grundlage ein und bauen keine Massenmails. Steht die Grundlage fest, kümmern wir uns um Gruppierung, Stand, Zuständigkeit und Wiedervorlagen und machen messbar, wie viele Kontakte zu Terminen werden.
Kann KI Eigentümer automatisch anschreiben?
Einen automatischen Versand an Eigentümer ohne Rechtsgrundlage oder ohne menschliche Kontrolle bauen wir nicht. KI kann zum Beispiel Anfragen zusammenfassen oder einordnen. Sobald Kommunikation nach außen, Entscheidungen oder sensible Daten betroffen sind, prüft ein Mensch, bevor etwas verschickt oder entschieden wird.

Gehen Sie mit uns den Weg einer Eigentümer­anfrage durch.

Eingang, Zuständigkeit, Nachverfolgung, Auswertung – an einer Anfrage aus Ihrem Alltag. 30 Minuten, kostenfrei.

Erstgespräch buchen (öffnet in neuem Tab)Leistungen und Preise
Dauer
30 Min.
Kosten
kostenfrei
Ergebnis
Klarheit über den nächsten Schritt