Vorgehen: Erstgespräch, Umsetzung, Abnahme

01Erstgespräch

Der erste Schritt dauert 30 Minuten und kostet nichts.

Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und kostet nichts. Wir sprechen über Ihr Problem, den heutigen Ablauf, wie dringend es ist, wer entscheidet, ob es sich technisch lösen lässt – und was als Nächstes sinnvoll ist.

Was das Erstgespräch nicht ist

Es ist keine vollständige Analyse und liefert kein fertiges Konzept. Es zeigt, ob ein nächster Schritt sinnvoll ist und welcher.

So bereiten Sie sich vor: P · A · I · Z

Wir gehen nach dem Schema P · A · I · Z vor. Ausarbeiten müssen Sie nichts – ein, zwei Sätze je Buchstabe helfen.

Problem
Was genau läuft nicht so, wie es soll?
Ablauf
Wie läuft der Vorgang heute, Schritt für Schritt, und wer ist beteiligt?
Impact
Was kostet das Problem an Zeit, Geld oder Informationen – und wie dringend ist es?
Zielbild
Woran würden Sie erkennen, dass der Ablauf funktioniert?

Danach entscheiden vier Fragen, wie es weitergeht. Zur Entscheidung

02Angebot oder Audit

Festpreisangebot oder Process Audit? Vier Fragen entscheiden.

Ein Festpreisangebot machen wir, wenn vier Dinge klar sind. Fehlt eine Antwort, lässt sich der Aufwand nicht seriös kalkulieren – dann folgt ein bezahltes Process Audit oder kein Angebot.

Sind Ausgangspunkt und Ziel klar?
Es ist beschrieben, wo der Ablauf heute steht und was am Ende anders sein soll.
Ist bekannt, welche Systeme, Daten und Beteiligten betroffen sind?
Wir wissen, welche Software angebunden wird, welche Daten fließen und wer mitarbeitet.
Lässt sich das Ergebnis bei der Abnahme vorführen?
Für jedes Kernergebnis gibt es ein Kriterium, das man zeigen und prüfen kann.
Sind die technischen Risiken überschaubar?
Es gibt keine offene Frage, an der das ganze Vorhaben hängt – etwa eine Schnittstelle, von der niemand weiß, ob es sie gibt.

4 × ja

Festpreisangebot

Sie erhalten ein abgegrenztes Angebot mit Umfang, Abnahmekriterien, Zeitplan und Preis.

mind. 1 × unklar

Process Audit

Ein Process Audit ist eine bezahlte Prozessanalyse mit vorab fest vereinbartem Umfang und Preis. Am Ende stehen Prozesslandkarte, Engpässe, Soll-Konzept, Aufwandsspanne und eine klare Empfehlung: konfigurieren, verbinden, bauen oder nicht umsetzen.

Mehr zum Process Audit

passt nicht

Kein Fit

Passt das Problem nicht zu uns oder lohnt sich der Aufwand nicht, sagen wir das direkt.

03Phasen

Neun Phasen, jede mit Ziel und Ergebnis.

Vom bestätigten Auftrag bis zur Messung im Betrieb: Zu jeder Phase von 0 bis 8 steht hier, wozu sie dient und was am Ende vorliegt.

Auftrag bestätigen
Ziel
Die Annahmen aus den Vorgesprächen noch einmal prüfen.
Ergebnis
Auftrag, Umfang, Ansprechpartner und erste Zahlung liegen vor. Beispiel: Angebotsaufbau
Kickoff und Prozessaufnahme
Ziel
Verstehen, wie der Ablauf tatsächlich läuft – nicht nur, wie er gedacht ist.
Ergebnis
Ein gemeinsames Bild von Ist und Soll, eine Liste der benötigten Zugänge und die erkannten Risiken. Beispiel: Prozesslandkarte
Lösungsdesign
Ziel
Die technische Lösung wählen, die zum Problem passt.
Ergebnis
Eine Architektur im passenden Detail und ein Testplan.
Freigabe
Ziel
Umfang und Rollen bestätigen.
Ergebnis
Ein klarer Auftrag für die Umsetzung.
Umsetzung
Ziel
Bauen, konfigurieren oder integrieren – je nachdem, was das Lösungsdesign vorsieht.
Ergebnis
Eine nutzbare Lösung in einer Testumgebung.
Tests
Ziel
Prüfen, ob die Lösung tut, was sie soll, und wie sie sich bei Fehlern und Ausnahmen verhält.
Ergebnis
Dokumentierte Tests und eine Liste der Restpunkte. Beispiel: Testprotokoll
Abnahme und Go‑live
Ziel
Die Lösung gemeinsam abnehmen und produktiv setzen.
Ergebnis
Ihre Freigabe, der Go‑live und die Übergabe. Beispiel: Abnahmekriterien
Stabilisierung
Ziel
Mängel im vereinbarten Umfang beheben.
Ergebnis
30 Tage Stabilisierung nach dem Go‑live, im Projektpreis enthalten. Neue Funktionen sind darin nicht enthalten.
Betrieb und Wirkung
Ziel
Die Wirkung messen. Auf Wunsch Wartung und Betrieb nach Vereinbarung.
Ergebnis
Messung an den definierten Kennzahlen.

Projektstart

Das Projekt beginnt nach angenommenem Angebot oder Vertrag und Eingang der ersten Zahlung.

Zahlungsstaffel nach Projektgröße

Bezahlt wird in Raten: die erste bei Start, die letzte bei Abnahme. Große Projekte haben dazwischen eine Rate bei einem vertraglich definierten Meilenstein. Eine feste Euro-Grenze zwischen den Staffeln gibt es nicht.

Kleine Projekte
2 Raten: 70 % / 30 % (bei Start, bei Abnahme)
Normale Projekte
2 Raten: 50 % / 50 % (bei Start, bei Abnahme)
Große Projekte
3 Raten: 40 % / 30 % / 30 % (bei Start, bei Meilenstein, bei Schlussabnahme)

04Beispiele

So sehen die Arbeitsergebnisse aus – an einem Beispiel.

Vier Dokumente, wie sie vor und in einem Projekt entstehen: Prozesslandkarte, Abnahmekriterien, Testprotokoll und Angebotsaufbau.

Beispieldarstellung

Das Szenario hinter den Beispielen

Bei der fiktiven Musterimmobilien GmbH kommen Eigentümeranfragen über das Bewertungsformular der Website. Sie landen per E-Mail im Postfach, werden von Hand ins CRM übertragen und auf Zuruf verteilt. Alle vier Dokumente gehören zu diesem einen erfundenen Projekt.

Wofür

Eine Prozesslandkarte zeigt, wie ein Vorgang heute läuft und wie er künftig laufen soll – mit allen Übergaben und den Stellen, an denen er bricht. Sie entsteht in der Prozessaufnahme oder in einem Process Audit.

BeispieldarstellungProzesslandkarte

Prozesslandkarte: Eigentümeranfrage über das Website-Formular

Unternehmen: Musterimmobilien GmbH (fiktiv)
Ablauf: Eigentümeranfrage vom Website-Formular bis zum ersten Kontakt
Stand: nach der Prozessaufnahme, Version 1.0

Ist: so läuft es heute

Die Anfrage kommt per E-Mail ins Sammelpostfach, wird von Hand ins CRM übertragen und auf Zuruf verteilt. Wer sie übernimmt und wie lange sie wartet, steht nirgends.

Eigentümer sendet das Bewertungsformular ab · Website
E-Mail
E-Mail landet im Sammelpostfach · Büro und Team
Bruchstelle 1: lesen und abtippen
Anfrage wird von Hand ins CRM übertragen · Büro und Team
manuelle Eingabe
Kontakt im CRM, ohne Quelle · CRM
Bruchstelle 2: Zuruf im Büro
Zuständigkeit wird auf Zuruf geklärt · Büro und Team
Bruchstelle 3: Telefon
Erster Rückruf · Büro und Team

Kontakt im CRM, ohne Quelle
Bruchstelle 4: Export von Hand
Monatsliste aus einer Tabelle · Geschäftsführung

Soll: so soll es laufen

Das Formular übergibt die Anfrage direkt ans CRM. Zuständigkeit, Benachrichtigung, Eskalation und Fehlerweg folgen festen Regeln.

Formular mit Pflichtfeld-Prüfung · Website
Schnittstelle, automatisch
Anfrage wird automatisch angelegt, mit Quelle · CRM
Regel im CRM
Zuständigkeit nach Gebietsregel · CRM
Benachrichtigung
Zuständige Person wird benachrichtigt · Büro und Team
Telefon
Erster Kontakt, Wiedervorlage im CRM · Büro und Team

Formular mit Pflichtfeld-Prüfung
Fehlerweg
Übertragung scheitert: Hinweis ans Büro, Anfrage bleibt erhalten · Büro und Team
Anfrage wird automatisch angelegt, mit Quelle
automatisch
Übersicht: Anfragen je Quelle, offene Vorgänge · Geschäftsführung
Zuständigkeit nach Gebietsregel
Frist überschritten
Eskalation nach 4 Arbeitsstunden ohne Kontakt · Geschäftsführung

Bruchstellen im heutigen Ablauf

Bruchstelle 1, Medienbruch

Abgetippt statt übertragen

Jede Anfrage wird von Hand aus der E-Mail ins CRM übertragen. Dabei fehlen Felder oder werden falsch übernommen, und in vollen Wochen bleibt das Abtippen liegen.

Bruchstelle 2, Zuständigkeit

Zuständigkeit auf Zuruf

Im CRM steht nicht, wer die Anfrage übernimmt. Ist die zuständige Kollegin im Termin, wartet die Anfrage, ohne dass es jemand merkt.

Bruchstelle 3, Wartezeit

Freitagabend bis Montag

Eine Anfrage, die am Freitag um 18:40 Uhr eingeht, liest frühestens am Montag jemand. Bis dahin passiert nichts – und niemand sieht, dass sie wartet.

Bruchstelle 4, Transparenz

Quelle unbekannt

Beim Abtippen wird die Quelle nicht mit erfasst. Die Geschäftsführung sieht deshalb weder, über welchen Weg Anfragen kommen, noch, wie viele unbearbeitet sind.

Was das Zielbild dagegen vorsieht

Bruchstelle 1:

Übergabe per Schnittstelle

Das Formular übergibt die Anfrage per Schnittstelle direkt ans CRM. Pflichtfelder werden vor dem Absenden geprüft. Scheitert die Übertragung, geht ein Hinweis mit allen Angaben ans Büro.

Bruchstelle 2:

Zuständigkeit per Gebietsregel

Das CRM ordnet jede Anfrage nach einer festen Gebietsregel zu und benachrichtigt die zuständige Person. Wer zuständig ist, steht am Vorgang.

Bruchstelle 3:

Eskalation nach 4 Arbeitsstunden

Gibt es nach 4 Arbeitsstunden keinen ersten Kontakt, geht eine Eskalation an die Geschäftsführung. Außerhalb der Geschäftszeiten beginnt die Frist am nächsten Arbeitstag um 8:00 Uhr.

Bruchstelle 4:

Quelle automatisch gesetzt

Die Quelle wird bei der Anlage automatisch gesetzt. Eine Übersicht zeigt Anfragen je Quelle und offene Vorgänge.

Beispieldarstellung mit fiktiven Daten: So könnte eine Prozesslandkarte für die Musterimmobilien GmbH aussehen. Zuerst der heutige Ablauf mit vier Bruchstellen, dann das Zielbild.Fiktives Beispiel. Die Musterimmobilien GmbH ist erfunden; alle Namen, Daten und Werte sind erfunden. Das ist kein Ergebnis aus einem Kundenprojekt. Fristen sind Beispielwerte, keine Zusage.

Wofür

Abnahmekriterien legen vor dem Start fest, woran das Ergebnis geprüft wird. Jedes Kriterium beschreibt eine Situation, eine Handlung und das erwartete Ergebnis – so, dass man es bei der Abnahme vorführen kann.

BeispieldarstellungAbnahmekriterien

Abnahmekriterien: Anbindung des Eigentümerformulars an das CRM

Unternehmen: Musterimmobilien GmbH (fiktiv)
Projekt: Eigentümeranfragen vom Website-Formular ins CRM
Stand: beim Abnahmetermin, Version 1.2

Beispieldarstellung mit fiktiven Daten: acht prüfbare Abnahmekriterien für die Musterimmobilien GmbH, jeweils mit Prüfweg und Status beim Abnahmetermin.
Nr.	Kriterium	Prüfweg	Status
AK-01	Vollständige Anfrage kommt im CRM an Gegeben Ein Eigentümer hat alle Pflichtfelder des Bewertungsformulars ausgefüllt. Wenn Er sendet das Formular ab. Dann Innerhalb von 5 Minuten liegt im CRM ein neuer Kontakt mit allen Angaben und der Quelle „Website-Formular“.	PrüfwegTestanfrage absenden, Eintrag im CRM vorführen.	erfüllt
AK-02	Fehlende Pflichtangaben werden abgefangen Gegeben Weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer sind ausgefüllt. Wenn Der Eigentümer versucht, das Formular abzusenden. Dann Das Formular wird nicht abgeschickt und nennt das fehlende Feld. Im CRM entsteht kein Eintrag.	PrüfwegFormular ohne Kontaktdaten absenden, Hinweis und leeres CRM zeigen.	erfüllt
AK-03	Keine doppelten Kontakte Gegeben Im CRM gibt es bereits einen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse. Wenn Eine neue Anfrage mit dieser Adresse geht ein. Dann Es wird kein zweiter Kontakt angelegt. Die Anfrage erscheint als neue Aktivität am bestehenden Kontakt.	PrüfwegZwei Anfragen mit gleicher Adresse senden, auch in anderer Groß- und Kleinschreibung.	erfüllt
AK-04	Zuständigkeit ist sofort klar Gegeben Die Anfrage nennt eine Postleitzahl. Wenn Die Anfrage wird im CRM angelegt. Dann Das CRM ordnet sie nach der Gebietsregel einer Person zu und benachrichtigt diese per E-Mail. Liegt die Postleitzahl außerhalb aller Gebiete, geht sie ans Büro.	PrüfwegJe eine Anfrage pro Gebiet und eine außerhalb senden, Zuordnung und Benachrichtigung zeigen.	erfüllt
AK-05	Bei einem Fehler bleibt die Anfrage erhalten Gegeben Das CRM ist nicht erreichbar. Wenn Eine Anfrage wird abgesendet. Dann Das Büro erhält einen Hinweis mit allen Angaben. Der Fehler steht im Protokoll, die Übertragung wird automatisch wiederholt.	PrüfwegVerbindung zum CRM in der Testumgebung trennen, Anfrage senden, Hinweis und Protokolleintrag zeigen.	erfüllt
AK-06	Liegengebliebene Anfragen werden eskaliert Gegeben Eine Anfrage ist zugeordnet, aber ohne ersten Kontakt. Wenn 4 Arbeitsstunden sind vergangen. Dann Die Geschäftsführung erhält eine Eskalation mit Link zum Vorgang. Außerhalb der Geschäftszeiten beginnt die Frist am nächsten Arbeitstag.	PrüfwegFrist in der Testumgebung verkürzen, Eskalation auslösen und zeigen.	erfüllt
AK-07	Wiedervorlage nach dem ersten Kontakt Gegeben Der erste Kontakt ist im CRM eingetragen, ein Termin ist noch nicht vereinbart. Wenn Der Kontakt wird gespeichert. Dann Das CRM legt eine Wiedervorlage in 3 Arbeitstagen für die zuständige Person an.	PrüfwegErsten Kontakt eintragen, Wiedervorlage im Kalender der Person zeigen.	erfüllt
AK-08	Übersicht für die Geschäftsführung Gegeben Im Betrachtungszeitraum sind Anfragen aus mehreren Quellen eingegangen. Wenn Die Geschäftsführung öffnet die Übersicht. Dann Sie sieht die Zahl der Anfragen je Quelle und alle Anfragen ohne ersten Kontakt.	PrüfwegÜbersicht mit den Testdaten öffnen und gegen die Liste der Testanfragen abgleichen.	offen

Beispieldarstellung mit fiktiven Daten: acht prüfbare Abnahmekriterien für die Musterimmobilien GmbH, jeweils mit Prüfweg und Status beim Abnahmetermin.Fiktives Beispiel. Die Musterimmobilien GmbH ist erfunden; alle Namen, Daten und Werte sind erfunden. Das ist kein Ergebnis aus einem Kundenprojekt. Fristen sind Beispielwerte, keine Zusage.AK-08 ist beim Abnahmetermin noch offen und steht auf der Liste der Restpunkte, mit Termin für die Nachprüfung. Im Beispiel ist das bewusst so gezeigt: Was noch offen ist, wird dokumentiert, nicht übergangen.

Wofür

Ein Testprotokoll hält fest, welche Fälle geprüft wurden, was erwartet war und was tatsächlich passiert ist. Es enthält ausdrücklich auch Fehleingaben und Ausnahmen – nicht nur den Fall, in dem alles glattgeht.

BeispieldarstellungTestprotokoll

Testprotokoll (Auszug): Testlauf 2 in der Testumgebung

Unternehmen: Musterimmobilien GmbH (fiktiv)
Umgebung: Testumgebung mit Testdaten
Lauf: Testlauf 2 von 2, Auszug mit 8 Fällen

Beispieldarstellung mit fiktiven Daten: Auszug aus dem Testprotokoll für die Musterimmobilien GmbH mit Positiv-, Negativ- und Ausnahmefällen. Ein Fall ist im ersten Lauf durchgefallen und nach der Korrektur bestanden.
Nr.	Art	Kriterium	Eingabe	Erwartet	Tatsächlich	Ergebnis
T-01	Positiv	AK-01	EingabeVollständige Anfrage, Absender `test-01@example.org`, PLZ im Gebiet Nord.	ErwartetKontakt im CRM nach höchstens 5 Minuten, Quelle „Website-Formular“.	TatsächlichKontakt nach unter 1 Minute angelegt, alle Felder und die Quelle übernommen.	Ergebnisbestanden
T-02	Negativ	AK-02	EingabeE-Mail-Adresse und Telefonnummer leer.	ErwartetFormular nicht abgeschickt, Hinweis auf das fehlende Feld, kein CRM-Eintrag.	TatsächlichHinweis „Bitte geben Sie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an“, kein Eintrag.	Ergebnisbestanden
T-03	Negativ	AK-02	EingabeE-Mail-Adresse unvollständig: „`test-03@`“.	ErwartetFormular nicht abgeschickt, Hinweis auf das Feld E-Mail.	TatsächlichWie erwartet.	Ergebnisbestanden
T-04	Ausnahme	AK-03	EingabeZweite Anfrage von `Test-01@Example.org` (andere Groß- und Kleinschreibung).	ErwartetKein neuer Kontakt, neue Aktivität am bestehenden Kontakt.	TatsächlichLauf 1: zweiter Kontakt angelegt, weil der Abgleich die Schreibweise unterschied. Abgleich korrigiert. Lauf 2: neue Aktivität am bestehenden Kontakt.	Ergebnisnach Korrektur bestanden
T-05	Positiv	AK-04	EingabeJe eine Anfrage aus Gebiet Nord und Gebiet Süd.	ErwartetZuordnung zur jeweils zuständigen Person, Benachrichtigung per E-Mail.	TatsächlichBeide korrekt zugeordnet, beide Benachrichtigungen eingegangen.	Ergebnisbestanden
T-06	Ausnahme	AK-04	EingabeAnfrage mit Postleitzahl außerhalb aller Gebiete.	ErwartetZuordnung ans Büro, Benachrichtigung ans Büro-Postfach.	TatsächlichWie erwartet.	Ergebnisbestanden
T-07	Ausnahme	AK-05	EingabeVerbindung zum CRM getrennt, Anfrage abgesendet.	ErwartetHinweis mit allen Angaben ans Büro, Fehler im Protokoll, automatische Wiederholung.	TatsächlichHinweis nach 2 Minuten, Protokolleintrag vorhanden, Übertragung nach Wiederherstellung der Verbindung erfolgt.	Ergebnisbestanden
T-08	Ausnahme	AK-06	EingabeAnfrage am Freitag um 18:40 Uhr, kein erster Kontakt.	ErwartetFrist beginnt am Montag um 8:00 Uhr, Eskalation am Montag um 12:00 Uhr.	TatsächlichEskalation am Montag um 12:00 Uhr an die Geschäftsführung.	Ergebnisbestanden

Geprüfte Fälle im Auszug: 8
Im ersten Lauf bestanden: 7
Nach Korrektur bestanden: 1
Offene Restpunkte: 1

Restpunkte

Text der Benachrichtigung an die zuständige Person ist noch zu technisch formuliert. Nicht abnahmerelevant, Überarbeitung vereinbart.

Beispieldarstellung mit fiktiven Daten: Auszug aus dem Testprotokoll für die Musterimmobilien GmbH mit Positiv-, Negativ- und Ausnahmefällen. Ein Fall ist im ersten Lauf durchgefallen und nach der Korrektur bestanden.Fiktives Beispiel. Die Musterimmobilien GmbH ist erfunden; alle Namen, Daten und Werte sind erfunden. Das ist kein Ergebnis aus einem Kundenprojekt. Fristen sind Beispielwerte, keine Zusage.

Wofür

Ein Angebot legt fest, was gebaut wird, was nicht, woran es abgenommen wird, was es kostet und was nach dem Go-live gilt. Das Beispiel zeigt die Gliederung, nicht die Beträge.

Beispieldarstellungenovo.

Angebot

Anbindung des Eigentümerformulars an das CRM

für die Musterimmobilien GmbH (fiktiv)

Unternehmen: Musterimmobilien GmbH (fiktiv)
Leistungsklasse: Process Implementation
Stand: Angebot, Version 1.0

BeispieldarstellungAngebotsaufbau

Angebot: Inhaltsverzeichnis

01Ausgangslage und ZielAnfragen kommen per E-Mail und werden von Hand ins CRM übertragen. Ziel: Jede Anfrage liegt vollständig und zugeordnet im CRM.
02UmfangAnbindung des Formulars, Pflichtfeld-Prüfung, Abgleich doppelter Kontakte, Gebietsregel, Benachrichtigung, Eskalation, Fehlerweg, Übersicht.
03Nicht im UmfangWeitere Anfragequellen wie Portale, Übernahme alter Kontakte, Änderungen am Design der Website.
04Betroffene Systeme, Daten und BeteiligteWebsite-Formular, CRM, Büro-Postfach. Beteiligt: Büro, zwei Teams, Geschäftsführung.
05Vorgehen und PhasenPhasen 0 bis 8, von der Auftragsbestätigung bis zur Messung im Betrieb.
06AbnahmekriterienAcht prüfbare Kriterien, AK-01 bis AK-08, mit Prüfweg je Kriterium.
07Annahmen und technische RisikenDas CRM bietet eine Schnittstelle zum Anlegen von Kontakten. Verfügbarkeit, Nutzungsrechte und Limits werden vor der Umsetzung geprüft.
08Mitwirkung und AnsprechpartnerEine feste Ansprechperson, Zugänge zu Formular und CRM, ein Termin für die Abnahme.
09ZeitplanTermine für Start, Testphase, Abnahme und Go-live. Verbindlich ist der Zeitplan in diesem Angebot.
10PreisFestpreis für den beschriebenen Umfang. Im Beispiel ohne Betrag.
11Zahlung und ProjektstartZahlung in Raten nach Projektgröße. Start nach angenommenem Angebot und Eingang der ersten Zahlung.
12ÄnderungswünschePrüfung gegen den Umfang, Aufwand, Preis und Zeit vorab, Umsetzung erst nach schriftlicher Freigabe.
13Stabilisierung, Wartung und Betrieb30 Tage Stabilisierung nach dem Go‑live, im Projektpreis enthalten, für Mängel im vereinbarten Umfang. Wartung und Betrieb optional, nach Vereinbarung.
14NutzungsrechteNach vollständiger Bezahlung erhalten Sie die vertraglich bestimmten Nutzungs- und Verwertungsrechte an den kundenspezifischen Artefakten. Generische Komponenten, Vorlagen, Methoden und Know-how bleiben bei ENOVO.

Beispieldarstellung mit fiktiven Daten: Inhaltsverzeichnis eines Angebots für die Musterimmobilien GmbH in 14 Punkten, ohne Beträge.Fiktives Beispiel. Die Musterimmobilien GmbH ist erfunden; alle Namen, Daten und Werte sind erfunden. Das ist kein Ergebnis aus einem Kundenprojekt.Firma, Inhalte und Umfang sind erfunden. Beträge sind bewusst weggelassen – die Preisorientierung steht auf der Seite Leistungen.

05Fertig

Fertig ist ein Projekt erst, wenn sieben Punkte erfüllt sind.

Was „fertig“ heißt, steht vor dem Start fest – und gilt für jede Umsetzung.

Fertig heißt bei uns:

Kernfälle vorgeführt und von Ihnen abgenommen
Fehler- und Ausnahmewege getestet
Zugänge dokumentiert und sicher übergeben
Betriebsverantwortung geklärt
Dokumentation und Schulung übergeben
Messpunkte festgelegt
Offene Punkte auf einer Liste dokumentiert

Woran die Kernfälle gemessen werden, legen die Abnahmekriterien fest. Sie werden vor dem Start vereinbart und sind prüfbar.

Beispiel ansehen

06Änderungen

Änderungen sind möglich – mit Preis und Zeit, bevor sie umgesetzt werden.

Ändert sich unterwegs eine Anforderung, ist das kein Problem, aber auch kein stiller Zusatz. Jeder Änderungswunsch läuft in vier Schritten.

Prüfen
Wir prüfen den Änderungswunsch gegen den vereinbarten Umfang.
Erklären
Wir nennen Aufwand, Preis und Auswirkung auf den Zeitplan.
Freigeben
Sie entscheiden und geben die Änderung schriftlich frei.
Umsetzen
Erst danach setzen wir sie um.

Beispiel

Mitten in der Umsetzung möchte die fiktive Musterimmobilien GmbH, dass auch Anfragen aus einem Immobilienportal automatisch ins CRM laufen. Vereinbart war nur das Website-Formular. Wir beschreiben, was die zusätzliche Anbindung kostet und ob sie den Zeitplan verschiebt. Umgesetzt wird sie erst nach schriftlicher Freigabe.

07Technik

Die Technik wählen wir nach der Diagnose, nicht vorher.

ENOVO ist technologieoffen: vorhandene Software besser nutzen, Komponenten verbinden oder individuell entwickeln. Welcher Weg es wird, entscheidet das Lösungsdesign nach der Prozessaufnahme.

Vorhandene Systeme zuerst.

Wir ersetzen kein System, dessen Standardfunktionen reichen. Oft liegt die Lösung in Konfiguration, Anbindung und tatsächlicher Nutzung.

KI ist eine Option, nicht der Standard.

Wo sie hilft – etwa beim Klassifizieren, Zusammenfassen oder Auslesen von Dokumenten –, setzen wir sie gezielt ein. Bei Entscheidungen, Außenkommunikation, sensiblen Daten oder hohen Fehlkosten prüft ein Mensch.

Individualentwicklung nur mit Business Case.

Eigene Software bauen wir, wenn vorhandene Werkzeuge strukturell an Grenzen stoßen und sich der Aufwand nachvollziehbar begründen lässt.

Grundsätze für Zugänge, Daten und Schnittstellen

Eine pauschale Zusage, dass Ihr Einsatz datenschutz- oder rechtskonform ist, geben wir nicht.

Zugriff auf Ihre Systeme und Daten gibt es nur nach Vereinbarung.
Vor jeder Integration prüfen wir API-Verfügbarkeit, Nutzungsrechte und Limits.
Automatisierungen bekommen festgelegte Ausnahmen, Fehlerpfade, Verantwortliche und Protokolle.
Die Lösung kann auf Ihrer eigenen Infrastruktur laufen.
KI-Entscheidungen ohne Kontrolle und andere datenschutzrechtlich oder regulatorisch problematische autonome Prozesse bauen wir nicht.

08Fragen

Häufige Fragen zum Vorgehen

Wie läuft ein Projekt mit ENOVO von der Anfrage bis zur Abnahme ab?

Der Weg zum Projekt beginnt mit einem kostenfreien Erstgespräch von 30 Minuten. Danach folgt ein Festpreisangebot, ein bezahltes Process Audit oder die ehrliche Auskunft, dass es nicht passt. Das Projekt selbst startet nach angenommenem Angebot und Eingang der ersten Zahlung. Dann folgen Prozessaufnahme, Lösungsdesign, Freigabe, Umsetzung und Tests. Bei der Abnahme prüfen wir gemeinsam die vorab vereinbarten Kriterien. Nach dem Go‑live folgen 30 Tage Stabilisierung und die Messung an festgelegten Kennzahlen.

Arbeiten Sie mit Festpreisen?

Ja, wenn vier Bedingungen erfüllt sind: Ausgangspunkt und Ziel sind klar, die betroffenen Systeme, Daten und Beteiligten sind bekannt, die Abnahmeergebnisse lassen sich vorführen, und die technischen Risiken sind überschaubar. Dann erhalten Sie ein abgegrenztes Festpreisangebot. Ist eine Bedingung nicht erfüllt, schlagen wir ein bezahltes Process Audit mit vorab fest vereinbartem Umfang und Preis vor – oder machen kein Angebot.

Wie wird bezahlt – Anzahlung, Raten, Meilensteine?

Bezahlt wird in Raten: die erste bei Start, die letzte bei Abnahme. Kleine Projekte zahlen 70 % bei Start und 30 % bei Abnahme, normale 50 % bei Start und 50 % bei Abnahme. Große Projekte zahlen 40 % bei Start, 30 % bei einem vertraglich definierten Meilenstein und 30 % bei der Schlussabnahme. Eine feste Euro-Grenze zwischen den Staffeln gibt es nicht. Das Projekt beginnt erst nach angenommenem Angebot oder Vertrag und Eingang der ersten Zahlung.

Was passiert, wenn sich während des Projekts etwas ändert?

Ändert sich während des Projekts eine Anforderung, prüfen wir den Wunsch gegen den vereinbarten Umfang. Dann nennen wir Ihnen Aufwand, Preis und die Auswirkung auf den Zeitplan. Umgesetzt wird die Änderung erst, wenn Sie sie schriftlich freigegeben haben. Ohne Ihre Freigabe kommt nichts dazu.

Können Sie zusagen, dass sich das Projekt rechnet?

Nein, eine Zusage für Mandate, Umsatz oder Rendite geben wir nicht, weil sie nicht allein an einer Software hängen. Zusagen können wir, was in unserer Hand liegt: den vereinbarten Umfang, prüfbare Abnahmekriterien, 30 Tage Stabilisierung nach dem Go‑live und festgelegte Messpunkte. An diesen Messpunkten können Sie selbst nachvollziehen, was die Lösung bewirkt.

Wer betreibt die Lösung nach dem Go‑live?

Nach dem Go‑live betreiben entweder Sie die Lösung auf Ihrer eigenen Infrastruktur, oder ENOVO betreibt sie im Rahmen einer individuellen Vereinbarung zu Wartung und Betrieb. Einen Zwang gibt es in keine Richtung. Wer die Betriebsverantwortung trägt, ist vor der Übergabe geklärt – das gehört zu unserer Definition von „fertig“. Sie erhalten Dokumentation und Schulung, damit Ihr Team die Lösung im Alltag nutzen kann.

Bringen Sie einen Ablauf mit, der heute hakt.

In 30 Minuten gehen wir Problem, Ablauf, Impact und Zielbild durch. Am Ende steht einer der drei Wege aus Kapitel 02.

Erstgespräch buchen Leistungen und Preise ansehen

Dauer: 30 Min.
Kosten: kostenfrei
Ergebnis: Klarheit über den nächsten Schritt

Vom ersten Gespräch bis zur gemessenen Wirkung.

So bereiten Sie sich vor: P · A · I · Z

Problem

Ablauf

Impact

Zielbild

Sind Ausgangspunkt und Ziel klar?

Ist bekannt, welche Systeme, Daten und Beteiligten betroffen sind?

Lässt sich das Ergebnis bei der Abnahme vorführen?

Sind die technischen Risiken überschaubar?

Fest­preis­angebot

Process Audit

Kein Fit

Auftrag bestätigen

Kickoff und Prozess­aufnahme

Lösungsdesign

Freigabe

Umsetzung

Tests

Abnahme und Go‑live

Stabilisierung

Betrieb und Wirkung

Projektstart

Zahlungs­staffel nach Projektgröße

Das Szenario hinter den Beispielen

Ist: so läuft es heute

Soll: so soll es laufen

Ist: so läuft es heute

Soll: so soll es laufen

Bruchstellen im heutigen Ablauf

Was das Zielbild dagegen vorsieht

Restpunkte

Angebot: Inhaltsverzeichnis

Prüfen

Erklären

Freigeben

Umsetzen

Vorhandene Systeme zuerst.

KI ist eine Option, nicht der Standard.

Individual­entwicklung nur mit Business Case.

Grundsätze für Zugänge, Daten und Schnittstellen

Bringen Sie einen Ablauf mit, der heute hakt.

Festpreisangebot

Kickoff und Prozessaufnahme

Zahlungsstaffel nach Projektgröße

Individualentwicklung nur mit Business Case.